为体现会议的严肃性，规范会议管理，提高会议质量和会议效率，真正发挥会议作用，特制定本办法。

一、会议原则

（一）讲求时效。学院各类会议都要本着讲求时效的原则，会议要做到议题明确、准备充分、提高质量。决策性会议会前要认真调研，充分沟通，会上以决策为主，不做过多讨论；传达贯彻上级会议或文件精神的会议，有材料的要按照材料传达，没有材料的要尽量保持原貌，重点强调结合实际贯彻落实的意见和要求；工作部署性会议要围绕中心，突出重点，明确要求，注重务实。

（二）精简会议。要本着减少数量、控制规格、控制规模的原则，大力精简各类会议。减少全院性会议数量，能不召开全院性会议的尽量不开；从严控制各类业务会议，内容相近的多个会议，应该合并或连续召开；可到现场解决的问题，一律不开会；必须开的，尽量缩短会议时间。

（三）精简参会人员。凡需院领导出席的会议，除综合性会议外，专项工作会议一般按“谁分管、谁出席”的原则安排出席领导。会议主办（申请）部门要本着实事求是的原则，根据会议的内容，准确拟定参加会议的部门及人员名单，尽量避免与会议内容不相关的部门领导“陪会”。

二、会议的分类及组织

本规定适用于全体教职工大会、院长办公会、中层干部会、部门例会等各级各类会议。

（一）全院教职工大会。原则上学期初召开一次，主要是对上学期工作进行总结，安排本学期重点工作。

（二）院长办公会。根据实际情况随时召开，由院长召集并主持。

（三）中层干部会。原则上每月召开一次，指定部门汇报上个月主要工作和下个月工作思路，学院领导部署阶段性重点工作并明确相关要求。

（四）部门例会。原则上每周一召开一次，主要传达上级指示、会议和文件精神，总结上周工作完成情况，并布置本周重点工作。

（五）班会。原则上每周召开一次，主要是根据事先制定的班会主题进行学习讨论。也可根据实际情况随时召开，安排部署相关工作。

三、会议的通知及准备

（一）全体教职工大会由学院综合办进行通知和准备，相关部门配合。主要工作如下：

1.会议要求参会人员提前10分钟到场，着正装出席；

2.人事处负责现场考勤。不请假又不按时到场的，由人事处按照旷职处理；

3.现教中心负责会议现场的设备调试工作；

4.综合办负责会场的会务工作；

5.会议议程、主持词及领导讲话稿等准备工作；

6.涉及到颁奖、代表发言的提前进行沟通彩排；

7.做好会议的录制及拍摄；

8.做好会议记录、录音，及时编写会议纪要；

9.及时做好相关材料的整理和归档；

10.做好后期的宣传工作。

（二）院长办公会、中层干部会、专题会议由学院综合办进行通知和准备，相关部门配合。主要工作如下：

1.负责议题的收集、汇总；

2.准备相关资料；

3.事先做好沟通、协调工作；

4.认真做好会议记录和录音；

5.及时编写会议纪要；

6.及时做好相关材料的整理和归档；

7.做好会务服务。

（三）各分管院领导组织召开的业务会议的通知及准备工作，由牵头部门负责。主要工作如下：

1.负责准备相关材料，事先送达与会有关部门；

2.需要两个以上部门共同完成的工作，主要责任部门事先应做好沟通、协调，明确责任分工；

3.认真做好相关工作记录；

4.及时做好相关材料的整理和归档；

5.做好会务服务。

（四）各职能部门组织召开的业务会议通知和准备工作，由各具体工作部门负责。主要工作如下：

1.负责准备相关材料，事先送达与会有关人员；

2.涉及到其他部门配合的，事先要做好沟通，达成一致意见后再做部署；

3.认真做好相关工作记录；

4.及时做好相关材料的整理和归档；

5.做好会务工作。

（五）辅导员组织的班会通知由其本人或班长团支书通知和准备。主要工作如下：

1.确定班会主题，提前布置班会现场；

2.主题宣讲班会应事先告知学生提前准备；事务性工作班会前应提前召集班委开会，事先做好沟通，达成一致意见后再做部署；

3.班委做好会议记录。

四、会议纪律

（一）与会人员必须准时出席会议，不得迟到、早退或缺席。因故不能出席会议的，会前要向主持会议的领导请假。会后由会议主持人指派专人向缺席者传达会议有关内容。

（二）会议期间应自觉关闭手机或调为振动。

（三）要遵守会议纪律，保持良好会风，做到“五不准”：不准随意离开会场、不准在会场来回走动、不准随意交头接耳或接听电话、不准在会场打瞌睡、不做与会议无关的其他事情。

（四）全体教职工大会由人事处负责考勤；院长办公会、中层干部会由综合办负责考勤；各分管院领导组织召开的业务会议和部门例会由相关承办部门负责考勤。

（五）会议要求保密或暂缓公布研究结果的，与会人员要严格保密，不向与会议无关的人员谈论会议内容。

五、会议执行

要加强对会议落实情况的督促检查，切实把会议精神落到实处，确保工作取得实效。

（一）全体教职工大会、院长办公会、中层干部会领导交办事项，各部门负责贯彻落实，综合办负责督促检查。

（二）各分管院领导召开业务会议决定的事项，由具体承办部门负责执行；各分管院领导负责调度、指挥、督促检查。

（三）各职能部门例会安排的事项，由各职能部门工作人员落实，部门主管负责督促检查。

六、附则

（一）本办法由学院综合办制定，院领导批准生效。

（二）本制度自发布之日起实施。